Hogyan válassz megfelelő programokat, szakértőket és helyszínt? Mekkora költségkerettel és szervezési idővel érdemes számolni? Gyakorlati útmutató HR-vezetőknek egy jól működő vállalati egészségnap megtervezéséhez.
Egy vállalati egészségnap megszervezésekor könnyű elveszni a lehetőségek között. Legyen jóga, masszázs, mindfulness, stresszkezelési workshop vagy egészségügyi szűrés? Érdemes több párhuzamos programot kínálni, vagy jobb egy közös eseményre építeni?
A választ nem feltétlenül az adja meg, hogy melyik program a legnépszerűbb vagy legkülönlegesebb.
Egy 50 fős irodai csapatnak egészen másra lehet szüksége, mint egy több száz munkavállalót foglalkoztató, két műszakban működő vállalatnak. A programok sikerét pedig nemcsak a szakmai tartalom határozza meg, hanem az is, hogy a munkatársak mennyire érzik őket relevánsnak, és valóban lehetőségük van-e részt venni.
A jól működő vállalati egészségnap a munkavállalók szükségleteiből, a szervezet céljaiból és a munkavégzés valós körülményeiből indul ki.
Ebben az útmutatóban a tervezés legfontosabb lépésein vezetünk végig, konkrét programötletekkel, költségtervezési szempontokkal és a megvalósításban is használható szervezési ütemtervvel.
1. Először a célt határozd meg: mit szeretnétek elérni?
A szervezés gyakran a programötletekkel kezdődik. Pedig érdemes először azt tisztázni, hogy miért szerveztek egészségnapot, kiket szeretnétek megszólítani, és mit szeretnétek, hogy a résztvevők magukkal vigyenek.
Más programösszetétel lehet megfelelő, ha a cél a mentális egészséggel kapcsolatos tudatosság növelése, a testi regeneráció támogatása, a közös élményszerzés vagy egy hosszabb távú wellbeingprogram elindítása.
Ha az elsődleges cél… | Érdemes ilyen megoldásban gondolkodni |
Nagy létszámú munkavállaló elérése | Több párhuzamos programpont, rövid, ismétlődő foglalkozások |
Egy csapat feltöltődése és kapcsolódása | Közös, interaktív és élményalapú programok |
Mentális egészséggel kapcsolatos tudatosság növelése | Közérthető szakértői előadások és kipróbálható gyakorlatok, csapatépítők, elvonulások |
Konkrét jólléti téma feldolgozása | Tematikus workshopok, kiscsoportos foglalkozások, csapatépítők, elvonulások |
Hosszabb távú wellbeingprogram elindítása | Bevezető egészségnap, igényfelmérés és későbbi folytatási lehetőségek |
Egy esemény természetesen több célt is szolgálhat. A stresszkezelési edukációt jól kiegészítheti a mozgás vagy a relaxáció, egy közös élmény pedig a munkatársi kapcsolódásnak is teret adhat.
A legfontosabb, hogy legyen világos prioritás. Ez segít eldönteni, mely programokra érdemes költeni, milyen szakértőket válassz, és később mi alapján értékeld az eseményt.
2. Kérdezd meg a munkavállalókat, mielőtt helyettük döntenél
A HR sokszor jól ismeri a szervezet működését, de ettől még nem feltétlenül tudja pontosan, mely jólléti témák érdekelnék leginkább a munkatársakat.
Egy rövid, anonim igényfelmérés már a tervezés elején sokat segíthet. Nem kell hosszú kérdőívre gondolni. Akár öt jól megválasztott kérdésből is hasznos kép rajzolódhat ki:
Mely témák érdekelnének leginkább? Stresszkezelés, alvás, mozgás, táplálkozás, önismeret, relaxáció vagy más terület? Több válasz is megjelölhető.
Milyen programformában vennél részt szívesen? Előadás, interaktív workshop, mozgásos foglalkozás, egyéni program vagy online tartalom?
Mi jelentene számodra akadályt a részvételben? Időpont, munkarend, helyszín, a program ismeretlensége vagy más tényező?
Milyen hosszúságú alkalom illene legjobban a munkanapodba? 20–30 perc, 45–60 perc, fél nap vagy hosszabb közös program?
Van olyan jólléti téma, amellyel szerinted a vállalatnak többet kellene foglalkoznia? Szabad szöveges válasz.
A felmérés eredményeit érdemes az eltérő munkarendek és munkakörök szempontjából is megvizsgálni, megfelelő anonimitás mellett.
Ha például a munkatársak egy része rövid, helyszíni programokat szeretne, mások pedig hosszabb workshopokra lennének nyitottak, nem feltétlenül kell egyik vagy másik mellett dönteni. A két formátum akár ugyanazon az egészségnapon is helyet kaphat.
A CDC munkahelyi egészségprogramok tervezésére vonatkozó útmutatója is a munkavállalói igények, a munkakörnyezet és a szervezeti célok együttes megismerését javasolja.
Az igényfelmérés ugyanakkor nem helyettesíti a munkakörülmények vizsgálatát. Ha a válaszokban rendszeres túlterhelés, kiszámíthatatlan munkarend vagy vezetői nehézség jelenik meg, ezekkel szervezeti szinten is foglalkozni kell. Az egészségnap kiegészítheti az ilyen intézkedéseket, de önmagában nem oldja meg a munkaszervezési problémákat.
3. Milyen programokat érdemes választani?
A vállalati egészségnap programkínálata jóval szélesebb lehet a hagyományos egészségmegőrző aktivitásoknál.
A Soluna 8 pilléres stresszkezelési módszere is abból indul ki, hogy a jóllét különböző területei összekapcsolódnak. A mentális terhelés, a mozgás, az alvás, a táplálkozás és az önismeret egyaránt fontos szerepet játszhatnak abban, hogyan érezzük magunkat a mindennapokban.
Egy egészségnapon ezekből többféle formátumban is építkezhetsz.
Stresszkezelés és mentális jóllét
A tartós stresszről, a kiégés korai jeleiről vagy a mentális terhelésről szóló közérthető előadások jól kiegészíthetők mindfulness-workshopokkal, vezetett meditációval és egyszerű légzőgyakorlatokkal.
A nagyobb létszámú, rövid előadások alkalmasak lehetnek az érdeklődés felkeltésére, míg egy kisebb interaktív foglalkozáson több idő jut a módszerek kipróbálására és a kérdésekre.
Mozgás és testi regeneráció
A jóga, pilates, gerinctorna, mobilitásfejlesztés, átmozgatás és különböző testtudati gyakorlatok a testi jóllét támogatására kínálnak lehetőséget.
Rövid, könnyen követhető foglalkozásokkal azok is bekapcsolódhatnak, akik ritkábban mozognak vagy nem szeretnének hosszabb edzésprogramban részt venni. A mozgásformák kiválasztásánál fontos a résztvevők eltérő fizikai terhelhetősége és a munkavégzés jellege.
Alvás, relaxáció és regeneráció
Az alvásról és regenerációról szóló szakértői előadások mellett vezetett relaxáció, hangtálas foglalkozás, masszázs vagy légzésalapú gyakorlatok is helyet kaphatnak.
Egyes programok elsősorban tudást adnak, mások személyes relaxációs élményt kínálnak. A rövidebb relaxációs alkalmak például olyan munkarendben is megvalósíthatók lehetnek, ahol nehéz hosszabb időre elengedni a dolgozókat.
Önismeret és vezetőfejlesztés
A határhúzással, teljesítménykényszerrel, kommunikációval vagy együttműködéssel foglalkozó coaching szemléletű workshopok elsősorban kisebb, interaktív csoportokban működhetnek jól, de nagyobb létszámban előadások formájában is megvalósíthatók.
Ezeknél érdemes hosszabb időkeretet biztosítani, különösen akkor, ha a cél nemcsak az ismeretszerzés, hanem a közös gondolkodás vagy egy adott csapatműködési probléma feldolgozása.
Táplálkozás és életmód
A táplálkozási edukáció, az energiaszinttel kapcsolatos előadások, az interaktív étkezési workshopok, a közös főzés vagy a fermentálási programok a mindennapi szokásokra és a közös élményre egyaránt épülhetnek.
Megfelelő egészségügyi partnerek bevonásával szűrőprogramok is a rendezvény részévé válhatnak. Ezeknél különösen fontos a szakmai jogosultságok, az adatkezelés és az esetleges további egészségügyi teendők előzetes tisztázása.
A programválasztásnál nem feltétlenül az a cél, hogy minél többféle foglalkozás szerepeljen a kínálatban. Sokkal fontosabb, hogy a programelemek kiegészítsék egymást, és a munkatársak különböző érdeklődéséhez és lehetőségeihez is illeszkedjenek.
4. Saját telephely vagy külső helyszín?
A helyszín kiválasztása nem pusztán logisztikai kérdés. Meghatározza, milyen élményt tudsz nyújtani, és kik számára lesz ténylegesen elérhető az egészségnap.
Saját irodában vagy telephelyen akkor érdemes gondolkodni, ha fontos a könnyű hozzáférés, a munkarendhez való alkalmazkodás vagy a nagyobb létszám bevonása. Feltétel természetesen, hogy rendelkezésre álljanak a foglalkozásokhoz megfelelő helyiségek és technikai eszközök.
Külső helyszín akkor lehet jó választás, ha a cél a közös élmény, a feltöltődés vagy a megszokott munkakörnyezetből való kiszakadás. Egy természetközeli helyszín például más keretet adhat egy egész napos csapatprogramnak.
Több helyszínre vagy időpontra bontott esemény nagyobb, eltérő munkarendű vagy több telephelyen működő szervezeteknél lehet indokolt.
A helyszínnel együtt a részvétel gyakorlati feltételeit is érdemes megtervezni.
Egy két műszakban működő vállalatnál például nem elegendő mindkét műszak számára meghirdetni ugyanazokat a programokat. A területvezetőkkel azt is tisztázni kell, mikor és milyen feltételekkel tudnak a munkatársak elmenni a foglalkozásokra a napi működés fennakadása nélkül.
Ez sokszor fontosabb a részvétel szempontjából, mint maga a programkínálat.
5. Hogyan tervezz reális költségkeretet?
A költségtervezésnél az egyik leggyakoribb hiba, ha kizárólag az előadók és a programvezetők díjaiból indulunk ki.
Egy rendezvény teljes költségében a szakmai tartalom mellett a helyszín, az eszközök, a logisztika és a szervezés is szerepet játszhat.
Költségterület | Mit kell tisztázni? |
Szakmai programok | Előadók és szakértők díjai, alkalmak száma, időtartama |
Helyszín és infrastruktúra | Terembérlet, technika, berendezés, eszközök |
Logisztika | Utazás, esetleges szállás, catering, szükséges transzferek |
Szervezés | Koncepcióalkotás, kommunikáció, regisztráció, helyszíni koordináció |
Tartalékkeret | Váratlan technikai vagy szervezési többletigények |
Egy komplex egészségnapnál a belső szervezési munkával is számolni kell. Több szakértő, párhuzamos program és helyszín összehangolása jelentős időt és adminisztrációt igényelhet a HR-től és az adminisztrációtól, pénzügyi munkatársaktól.
Ha a vállalat a teljes megvalósítást külső szervezőpartnerre bízza, egy szolgáltató foghatja össze a programok összeállítását, a szakértők koordinációját és a helyszíni lebonyolítást. Ez tehermentesítheti a belső csapatot, amit az ajánlatok összehasonlításakor is érdemes figyelembe venni.
Milyen információkat adj meg egy árajánlatkérésben?
Minél pontosabban ismeri a szervező a vállalat céljait és a résztvevők várható igényeit, annál használhatóbb programjavaslatot tud készíteni.
Az ajánlatkérésben érdemes megadni a tervezett időpontot és helyszínt, a vállalat teljes létszámát, a várható résztvevőszámot, a nemek arányát, a korosztályt, a munkavégzés jellegét, a munkarendeket és az esemény célját.
Hasznos, ha jelzed, milyen programtípusok érdekelnék a munkatársakat, milyen időkeret áll rendelkezésre, illetve van-e már előzetes költségkeret.
Azt is érdemes tisztázni, hogy kész programelképzeléshez keresel szakértőket, vagy a teljes koncepció kialakításához és lebonyolításához szeretnél partnert bevonni.
6. Mikor kezdd el a szervezést?
Egy kisebb, néhány órás egészségnap viszonylag rövid előkészítéssel is megvalósítható. Egy több helyszínes, nagyobb létszámú vagy több párhuzamos programot kínáló esemény azonban hosszabb tervezést igényelhet.
Egy közepes méretű vállalati egészségnapnál az alábbi, körülbelül 6–8 hetes ütemterv jó kiindulópont lehet. Nagy létszámú vagy összetettebb rendezvényeknél érdemes korábban kezdeni.
Időpont | Fő feladatok |
6–8 héttel előtte | Célok, célcsoport, igényfelmérés, költségkeret, szolgáltatói ajánlatkérés |
4–6 héttel előtte | Helyszín, szakértők, programstruktúra, időrend és felelősségi körök véglegesítése |
2–3 héttel előtte | Belső kommunikáció, programleírások, regisztráció indítása, területvezetők tájékoztatása |
1 héttel előtte | Jelentkezések és férőhelyek ellenőrzése, technikai egyeztetések, emlékeztetők |
Az esemény napján | Helyszíni koordináció, résztvevők tájékoztatása, időrend és változások kezelése |
Az esemény után | Visszajelzések, részvételi adatok, tapasztalatok és következő lépések összegzése |
A határidők mellett legalább ilyen fontos, hogy minden feladatnak legyen egyértelmű felelőse.
Érdemes már az előkészítés során eldönteni, ki kezeli a regisztrációt, ki egyeztet a szakértőkkel, ki biztosítja a helyszíneket és a technikai feltételeket, valamint ki koordinálja a rendezvényt a megvalósítás napján.
7. Hogyan válassz megfelelő szakértőket és szolgáltatót?
Egy ismert előadó vagy látványos program önmagában még nem garancia arra, hogy az esemény jól működik.
A kiválasztásnál a szakmai kompetencia, a célcsoporthoz való illeszkedés és a szervezési felkészültség egyaránt fontos.
Ajánlatkéréskor érdemes tisztázni, kik tartják a foglalkozásokat, milyen végzettséggel és tapasztalattal rendelkeznek, valamint mennyire tudják a tartalmat a résztvevők összetételéhez igazítani.
Ugyanilyen fontos, hogy pontosan mit tartalmaz az ajánlat. Ki állítja össze a programot? Ki felel a szakértők koordinációjáért? Ki kezeli a váratlan változásokat vagy lemondásokat? Mely feladatok maradnak a vállalatnál?
Mentális egészséggel foglalkozó programok esetében a foglalkozás célját és szakmai kereteit is érdemes előre tisztázni. Más szerepe van egy stresszkezelési workshopnak, egy coachingfolyamatnak és egy pszichológiai konzultációnak.
A jól megválasztott szakértő nemcsak érti a témáját, hanem a résztvevők számára is közérthetően és a megfelelő szakmai határok között tudja átadni azt.
8. Hogyan érheted el, hogy a munkatársak valóban részt akarjanak venni?
Egy egészségnap fogadtatását jelentősen befolyásolja, hogyan mutatod be a programokat.
Különösen első alkalommal fordulhat elő, hogy a munkavállalók egy része bizonytalan. Nem feltétlenül tudják, mit jelent egy mindfulness-foglalkozás vagy egy vezetett relaxáció, mire számítsanak, és kell-e személyes dolgokat megosztaniuk.
Ezért az általános wellbeingüzenetek helyett érdemes világosan elmondani, mit tapasztalhatnak meg vagy tanulhatnak a résztvevők.
Egy jó programleírásból derüljön ki, miről szól az alkalom, mennyi ideig tart, kell-e átöltözni, szükséges-e előzetes tapasztalat, és milyen aktivitásra számíthatnak az érdeklődők.
A mentális jólléttel foglalkozó programoknál különösen fontos a részvétel önkéntessége és a személyes határok tiszteletben tartása.
A kommunikáció mellett a vezetők bevonása is meghatározó. A munkavállalóknak tudniuk kell, mikor és milyen feltételekkel csatlakozhatnak a programokhoz. Ha a munkarend nem teszi lehetővé a részvételt, önmagában egy vonzó programleírás nem lesz elegendő.
Ezeket a szempontokat a Soluna egy 1200 fős vállalat első wellbeingnapjának megszervezésekor is fontosnak tartotta. Az esettanulmányban bemutatjuk, hogyan alakítottunk ki két műszakhoz igazodó, mintegy 550 programhelyet biztosító eseményt, és milyen visszajelzéseket kaptunk a résztvevőktől.
9. Honnan tudhatod, hogy sikeres volt az egészségnap?
Az esemény értékelését érdemes már a tervezés elején végiggondolni, a meghatározott célokhoz igazítva.
Egy egyszeri egészségnap esetében három terület különösen hasznos visszajelzést adhat.
Elérés és részvétel: hány egyedi munkavállaló vett részt, mennyi programhely állt rendelkezésre, és mennyire sikerült megszólítani a különböző munkavállalói csoportokat?
Résztvevői élmény: mennyire találták hasznosnak a foglalkozásokat, milyen új ismereteket vagy tapasztalatokat szereztek, és mely témák iránt mutatkozott a legnagyobb érdeklődés?
Folytathatóság: milyen programokat próbálnának ki újra a résztvevők, és mely területekkel szeretnének hosszabb távon is foglalkozni?
A visszajelző kérdőívnek nem kell hosszúnak lennie. Már három rövid kérdés is sokat segíthet: „Melyik programot találtad a leghasznosabbnak?”, „Megismertél-e olyan eszközt, amelyet később is használnál?”, „Milyen témák érdekelnének legközelebb?”
Egyetlen egészségnaptól önmagában nem érdemes hosszú távú egészségi vagy üzleti eredményeket várni. A részvételi adatok és a visszajelzések azonban segítenek megérteni, milyen értéket adott az esemény, és hogyan lehet a következő alkalmat még jobban a munkavállalók igényeihez igazítani.
Egy egészségnap önállóan is értékes élmény lehet. Ha pedig a szervezet rendszeresen szeretne foglalkozni a dolgozók jóllétével, az első esemény a hosszabb távú programtervezéshez is hasznos kiindulópontot adhat.
Hogyan segít ebben a Soluna?
A Solunánál személyre szabott vállalati egészségnapokat, szakértői workshopokat, csapatépítőket, elvonulásokat és hosszabb távú wellbeingprogramokat tervezünk és valósítunk meg.
Szakértőinkkel a stresszkezelés, a mentális jóllét, a mozgás, az önismeret, a táplálkozás, az alvás és a regeneráció különböző területeit kapcsoljuk össze. A szakmai koncepció kialakításától a programok és szakértők összehangolásán át a helyszíni megvalósításig támogatjuk a szervezést.
Legyen szó a vállalat saját telephelyén megrendezett egészségnapról, külső helyszínes programról vagy több eseményből álló wellbeingkezdeményezésről, a megoldásokat a szervezet működéséhez és a munkatársak szükségleteihez igazítjuk.
Vállalati egészségnapot vagy wellbeingprogramot terveztek?
Ismerjétek meg a Soluna vállalati megoldásait, és tervezzük meg együtt a hozzátok illő programot.
Gyakori kérdések a vállalati egészségnapokról
Miért érdemes vállalati egészségnapot szervezni?
Egy vállalati egészségnap lehetőséget ad arra, hogy a munkatársak többet tudjanak meg saját testi és mentális jóllétükről, szakértők segítségével új módszereket próbáljanak ki, és kiszakadjanak a napi rutinból. A közös élmények a munkatársi kapcsolódást is támogathatják, a visszajelzések pedig a későbbi jólléti programok tervezéséhez adhatnak támpontot.
Milyen programokat érdemes szervezni egy céges egészségnapra?
A stresszkezelési és mentális jólléttel foglalkozó workshopok mellett helyet kaphatnak alvással, táplálkozással és életmóddal kapcsolatos előadások, jóga, pilates, átmozgatás, légzőgyakorlatok, relaxáció, masszázs és egészségügyi szűrés is. A választást az esemény céljához, a munkatársak érdeklődéséhez és a rendelkezésre álló időkerethez érdemes igazítani.
Milyen szakértőket érdemes meghívni egy vállalati egészségnapra?
A program céljától függően pszichológusok, orvosok, dietetikusok, gyógytornászok, alvásszakértők, légzésterapeuták, jóga- és pilatesoktatók, coachok vagy trénerek is részt vehetnek az eseményen. Fontos, hogy minden szakértő a saját kompetenciájának megfelelő témában és szakmai keretek között dolgozzon.
Hogyan válasszuk ki a munkatársak számára legérdekesebb programokat?
Egy rövid előzetes igényfelmérés segíthet megismerni, milyen témák és formátumok érdeklik a kollégákat. A programválasztásnál a munkarendeket, a munkavégzés jellegét és a részvételt akadályozó körülményeket is figyelembe kell venni.
Hogyan érhetjük el, hogy minél több munkatárs részt vegyen az egészségnapon?
Érdemes a programokat lehetőség szerint munkaidőben, több választható időpontban elérhetővé tenni, és a területvezetőkkel előre egyeztetni a részvétel feltételeit. A belső kommunikációban világosan mutassuk be, mire számíthatnak a résztvevők, és tegyük egyszerűvé a jelentkezést.
Van értelme egyetlen egészségnapnak, vagy rendszeres wellbeingprogramokra van szükség?
Egy jól megtervezett egészségnap önmagában is értékes élmény és jó kiindulópont lehet. A tartósabb jólléti célokhoz azonban érdemes rendszeres támogatási lehetőségeket is kialakítani, és a munkakörülményekkel kapcsolatos szükségleteket is figyelembe venni. A folytatásról az első esemény résztvevői visszajelzései alapján is lehet dönteni.
